Recepção
Recebe os pedidos já organizados, com o que a pessoa procura e a próxima ação definida, sem precisar copiar dados de um lugar para outro.
Cada paciente respondido, organizado e acompanhado.
Quem procura uma clínica quer resposta rápida e um horário que funcione. Os agentes da Optimum cuidam da rotina da recepção, da agenda ao Pix e à nota fiscal, para que a equipe tenha tempo de cuidar das pessoas.
Carla (exemplo)Nova paciente
ProcuraPrimeira consulta · dermatologia
Forma de atendimentoConvênio
PreferênciaTerças de manhã
ResponsávelRecepção · Ana
Próxima açãoAprovar resposta
O mesmo paciente, antes e depois.
Cada etapa fica registrada e pode ser conferida no painel. O fluxo é desenhado com a sua equipe, a partir de como a clínica já atende hoje.
| Antes | Com a Optimum | |
|---|---|---|
| O pedido chega | Espera na fila de mensagens até a recepção conseguir ver. | É lido e organizado por tipo de atendimento, especialidade, pagamento e horário. |
| Cadastro | Os dados são digitados de novo a cada contato. | Quem já entrou em contato é reconhecido, sem duplicar o cadastro. |
| Prioridade | Depende de quem está na recepção naquele momento. | Prioridade e encaminhamento seguem critérios combinados com vocês. |
| Encaminhamento | A recepção repassa o pedido por conta própria. | O pedido chega à pessoa certa, com tudo o que foi informado. |
| Acompanhamento | Quem não respondeu acaba esquecido. | Próxima ação e retorno já ficam criados, para nenhum pedido ficar sem resposta. |
| Primeira resposta | Cada pessoa escreve de um jeito. | Rascunho sem orientação médica. A mensagem só sai depois que alguém aprova o texto exato. |
Da agenda à nota fiscal.
A recepção de uma clínica faz muito mais do que responder mensagens. Os agentes também podem cuidar da rotina repetitiva de agenda, cobrança e documentos, com regras combinadas com a sua equipe.
Agendamento e confirmação
- Oferece horários por profissional, especialidade e tipo de atendimento.
- Confirma a consulta pelo WhatsApp e lembra o paciente antes do dia.
- Reorganiza cancelamentos e remarcações, com lista de espera para encaixes.
- Envia orientações de preparo e controla o prazo de retorno.
Olá, Carla! Sua consulta é terça, às 9h. Podemos confirmar?
Sim, confirmo.
Pagamento e Pix
- Envia o valor e os dados para pagamento por Pix, inclusive sinal de reserva quando a clínica cobra.
- Confere o recebimento no extrato, sem depender só do comprovante enviado.
- Marca o atendimento como pago e avisa a recepção quando algo não bate.
- Lembra pagamentos em aberto, com o texto definido pela clínica.
Consulta particularR$ 350,00
- Dados do Pix enviadosPelo WhatsApp
- Comprovante recebidoEnviado pela paciente
- Conferido no extratoValor confere
- Atendimento pagoRecepção avisada
Notas fiscais e recibos
- Prepara a NFS-e da clínica com serviço, valor e dados do tomador.
- Organiza os recibos do profissional autônomo, como os do Receita Saúde.
- Envia o documento ao paciente depois da emissão.
- Separa o fechamento do mês para o seu contador.
NFS-e · préviaPara conferir
ServiçoConsulta médica
TomadorCarla (exemplo)
ValorR$ 350,00
Fechamento do mêsSeparado para o contador
Convênios
- Pede a carteirinha e confere o plano aceito antes da consulta.
- Acompanha guias e autorizações pendentes.
- Organiza o que precisa ir no faturamento de cada convênio.
- Lista glosas e pendências para a equipe tratar.
- CarteirinhaPlano aceito
- GuiaEnviada ao convênio
- AutorizaçãoAguardando resposta
- FaturamentoDepois do atendimento
- GlosasSem pendências
O que entra em cada fase é definido no mapeamento do processo e depende dos sistemas que a clínica usa. Regras fiscais são definidas com o seu contador. Os agentes não movimentam dinheiro e não acessam o prontuário sem que isso seja combinado.
Menos planilha, mais atenção ao paciente.
Gestão
Vê quantos pedidos chegaram, quantos foram respondidos e o custo de IA de cada atendimento, no relatório do mês.
Administração
Convida a equipe, define quem aprova, pausa agentes quando quiser e acompanha tudo o que foi feito no histórico.
A decisão clínica continua com quem cuida.
- Sem diagnóstico nem orientação médica: os agentes cuidam da operação do atendimento. Avaliação, conduta e prescrição ficam com os profissionais.
- Dados em instalação dedicada: as informações da clínica ficam num ambiente só dela, separado das demais empresas.
- LGPD: dados de saúde são dados sensíveis. A clínica é a controladora e a Optimum atua como operadora, conforme o contrato.
- WhatsApp: somente pela API oficial do WhatsApp Business, por provedores aprovados, com consentimento e passagem para uma pessoa quando preciso.
- Agenda, banco e sistemas: avaliamos na conversa inicial o software da clínica, o banco e o emissor de notas, e o que é necessário para conectar.
Vamos ver se faz sentido para a sua empresa.
Conte em poucas linhas como funciona o seu atendimento hoje. A gente responde para marcar uma conversa sobre o seu processo, sem compromisso.
Prefere e-mail? contato@optimum.ia.br